Как организовать и перевезти офис

Переезд офиса всегда связан с большими хлопотами, необходимо заблаговременно упаковать всю мебель, технику, отыскать транспортное средство, опытных грузчиков, разработать пошаговый план действий, в соответствии с которым можно будет переместить имущество в течение одного дня или же в несколько этапов.

Организация подобного процесса без помощи профессионалов трудна. Надо самостоятельно разобрать мебель, сложить личные вещи, приобрести тару, которая защитит от деформации ценные предметы. Как правильно организовать переезд офиса?

Этапы подготовки к переезду

Чтобы правильно организовать переезд офиса справиться с задачей максимально быстро и ничего не упустить из виду, нужно иметь определённый опыт.

Рекомендуется придерживаться следующих этапов:

• Прописываем детальный план офисного помещения – подсчитываем мебель, оргтехнику, рабочие места. Далее определяемся с тем, где именно в новом офисе Вы всё это разместите. Важно понимать, что перевозить офис надо в аналогичный метраж здания, в противном случае размещение рабочих зон окажется затруднительной задачей. Так, сможете ещё на этапе погрузки правильно укомплектовать вещи для каждого отдельного кабинета.
• Нужно знать объём перевозки, это позволит подобрать оптимальную машину с наиболее подходящими параметрами. Если надо переехать на незначительное расстояние, и новое место находится в пределах того же района, можно задействовать малотоннажный транспорт и справиться с задачей, осуществив пару рейсов. Когда вещей много, целесообразно нанять две машины, тогда может понадобиться и четыре поездки. Если расстояние большое, лучше использовать транспортное средство повышенной вместительности, это позволит одновременно перевезти все вещи.
• Для перевозки габаритных предметов понадобится помощь специалистов, их количество определяется планируемым объёмом предстоящих работ. Команда вынесет мебель и оргтехнику, всё загрузит, осуществит крепление в кузове и разгрузку.
• Разборка мебели – перемещение имущества фирмы в другое помещение не должно завершиться повреждением вещей. Чтобы предметы остались целостными, нужно заблаговременно выполнить демонтаж дверей шкафов и полок. Конструкции с гладкой поверхностью лучше уложить в стопки и надёжно упаковать в картон. Перемещать предметы мебели не разобранными труднее, поэтому важно заранее снять столешницу, двери и боковые части. Фурнитуру рекомендуется приклеить к корпусу при помощи скотча.
• Выбор упаковки – материал должен обеспечить должную защиту ценных вещей, техники, документов от попадания грязи и воды, негативного влияния экстремальных температур, если дорога будет долгой. Кресла лучше складывать одно в одно или попарно, обязательно следует их обмотать плёнкой.
• Маркировка упаковок — используйте обозначения, соответствующие кабинету, в котором будут размещаться предметы. Вы облегчите задачу грузчикам, специалистам будет легче ориентироваться. Это позволит сэкономить время, во время сборки не понадобится заниматься поиском частей конструкции.

Размещение доставленных вещей – последний этап, предполагающий сбор мебели, распаковку техники, расстановку предметов по местам.

Если придерживаться заранее определенного плана, с организацией переезда не появится никаких трудностей. По времени данное мероприятие займёт не более одного дня. Привлечение профессионального перевозчика окажется правильным решением, компания скоординирует действия сотрудников, и мероприятие продлится в разы эффективнее. При этом за сохранность грузов будет отвечать перевозчик.

Несколько ценных рекомендаций

Перевозка габаритных предметов нуждается в серьезной подготовке и осторожной погрузке. Если не делать ошибок, то в новом помещении будет достаточно, лишь всё собрать и расположить в нужных местах.

Проблемы могут появиться с документацией, испорченные важные бумаги способны парализовать работу организации и впоследствии послужить предпосылкой для штрафов.

Если не хотите неприятностей, надо уделить внимание организации системы:

• Сортировка документации – самые ценные документы рекомендуется временно положить в банк. Папки лучше поместить во вместительные картонные коробки для переезда. Не подшитые документы складывают стопками, после чего помещают в помеченную тару. Не следует оставлять документацию на полках шкафчиков, которые не собираетесь впоследствии разбирать.
• Опись – даст возможность проверить при разгрузке присутствие всей тары с документацией.

Принимайте работу у команды грузчиков лишь после того, как удостоверитесь в сохранности всей тары с предметами, оргтехникой и документами.

Советы по организации офисного переезда, к которым стоит прислушаться:

• Ознакомьтесь с несколькими предложениями от фирм перевозчиков, сопоставьте расценки, сравните условия, обратите внимание на наличие или отсутствие дополнительных опций;
• желая уменьшить расходы, пользуйтесь скидками и участвуйте в акциях транспортных компаний;
• уделите время прочтению отзывов о работе понравившейся фирмы;
• обдумайте предложенный тариф – чем больше компания предлагает дополнительных услуг, тем выгоднее, поинтересуйтесь, как сформирована цена, и от каких именно факторов она зависит;
• заключите договор с транспортной фирмой, этим Вы защитите свои права и в случае деформации или утери ценных предметов сможете рассчитывать на компенсацию ущерба;
• лучше всего планировать поездку на выходной, когда нет пробок, и можно контролировать процесс из собственного автомобиля.