Переезды по Москве и области
с грузчиками и упаковкой
8 (495) 767-12-06
Работаем с 9-00 до 21-00, ежедневно
0

Как подготовить и перевезти документы

Уже почти все готово к переезду. Мебель разобрана на части и упакована. Компьютеры укрыты воздушно-пузырчатой пленкой и тоже готовы отправляться в путь. Даже личные вещи сотрудников переместились в коробки и ждут своего часа. Осталось всего лишь подготовить документы

Тут-то и выясняется, что сложить документы – это не «всего лишь». Это «ого-го»!

Когда вы зашли в комнату, где хранится архив вашей компании, вы ожидали увидеть пару-тройку забитых папками полок. На самом же деле перед вами оказались настоящие горы бумаг, и вопрос - как их складывать и перевозить встал во всей своей красе.

Переживать не стоит. Способ транспортировать документы в новый офис легко и быстро есть. Главное – придерживаться определенного плана (которым, кстати, руководствуются представители профессиональных организаций).

Итак, первый этап – сортировка.

Мы советуем вам не складывать все папки вместе, а сортировать их в зависимости от их вида. Выделите для себя несколько важных групп. Допустим, бухгалтерия, личные дела сотрудников компании, прошедшие сделки фирмы и т.п.

Когда закончите, не забудьте составить список получившейся документации. Это поможет вам быстрее разобраться на новом месте и понять, не потеряли ли вы что-то важное в процессе транспортировки. Помните – найти вещи намного проще в первые часы после ее утраты. Если же вы начнете поиск необходимой папки через несколько недель после переезда, найти ее вам вряд ли удастся.

Отдельно следует сказать о самых важных бумагах, свидетельствующих о том, что ваша компания работает законно и именно вы являетесь ее владельцем. Столь ценные документы нужно положить отдельно от остальных, менее значимых. Лучший же вариант – вообще отвезти их на хранение нотариусу или в банковскую ячейку.

Следующий этап – упаковка.

Итак, первое, что вам следует сделать – складывать документы в картонные коробки. Тару следует приобретать специального размера для транспортировки документов. Совсем большие коробки использовать нельзя, в противном случае они могут не выдержать и развалиться в пути.

Настал черед маркировки.

В принципе, его можно считать и частью упаковочного процесса, но, чтобы подчеркнуть важность классификации груза, мы решили сказать о ней отдельно.

Ничего сложного в подписании коробок нет. Если хорошо знаете свои сокращения, можете обозначить емкости кратко. Если не уверены в том, что вспомните, что имели в виду, используйте полноценные фразы (например, «прошедшие за 2010 год сделки»). Кто-то и вовсе наклеивает стикеры, записывая в блокноте, что зеленым цветом помечена бухгалтерия, а красным – личные дела сотрудников. Главное – маркируйте тару так, чтобы по окончании переезда вы могли разобраться в своих символах.

Как мы уже говорили, много сил и времени данный этап не отнимает. И именно по этой причине многие не уделяют ему должного внимания. В дальнейшем же они рвут на себе волосы и пытаются понять, в какой из 20 одинаковых коробок лежат столь необходимые документы. Не повторяйте чужих ошибок!

Очередные этапы– погрузка и транспортировка.

Для начала, конечно, следует выбрать автомобиль. Большинство людей складывают бумаги в тот же грузовик, где они располагают все остальные вещи. Однако такой подход не совсем правильный. Мы бы рекомендовали вам для транспортировки архива вызвать отдельную машину. Поскольку документов, как правило, на целый грузовик не набирается, хватит и «Газели».

Наконец-то мы  добрались до последнего этапа. Его черед наступает тогда, когда груз благополучно доставлен на место назначения. Коробки с бумагами грузчики переносят из машины прямиком в помещение для хранения архива. Там документы раскладываются по полкам. Благодаря нашей с вами маркировке, делать это легко и приятно. Когда же расстановка закончится, вам нужно будет свериться со своим списком и проверить, все ли на месте.

Переезд с грузчиками
Москва и Московская область