Как перевезти документы

Уже почти все готово к переезду. Мебель разобрана на части и упакована. Компьютеры укрыты воздушно-пузырчатой пленкой и тоже готовы отправляться в путь. Даже личные вещи сотрудников переместились в коробки и ждут своего часа. Осталось всего лишь сложить документы…

Тут-то и выясняется, что сложить документы – это не «всего лишь». Это «ого-го»!

Когда вы зашли в коморку, где хранится архив вашей не такой уж и старой компании, вы ожидали увидеть пару-тройку забитых папками полок. На самом же деле перед вами оказались настоящие горы бумаг, и вопрос - как их складывать и перевозить – встал во всей своей красе.

Переживать не стоит.Способ транспортировать документы в новый офис легко и быстро есть. Главное – придерживаться определенного плана (которым, кстати, руководствуются представители профессиональных организаций).

Итак, первый этап – сортировка.

Прежде всего, вам необходимо перебрать все имеющиеся в вашем распоряжении бумаги. Ненужные папки следует выкинуть. Согласитесь, ну зачем вам везти в новый офис черновики с непонятными схемами! Вполне вероятно, что их вообще чертил бывший владелец офиса. Так что же, вам теперь эти бумаги всю жизнь хранить?

Теперь, когда мусор находится там, где ему положено, начинаем разбирать оставшуюся документацию. Мы советуем вам не складывать все папки вместе, а сортировать их в зависимости от их вида. Выделите для себя несколько важных групп. Допустим, бухгалтерия, личные дела сотрудников компании, прошедшие сделки фирмы и т.п. А теперь раскладывайте бумаги по этим кучкам.

Когда закончите, не забудьте составить список получившейся документации. Это поможет вам быстрее разобраться на новом месте и понять, не потеряли ли вы что-то важное в процессе транспортировки. Помните – найти вещи намного проще в первые часы после ее утраты. Если же вы начнете поиск необходимой папки через несколько недель после переезда, найти ее вам вряд ли удастся.

Отдельно следует сказать о самых важных бумагах, свидетельствующих о том, что ваша компания работает законно и именно вы являетесь ее владельцем. Столь ценные документы нужно положить отдельно от остальных, менее значимых. Лучший же вариант – вообще отвезти их на хранение нотариусу или в банковскую ячейку.

Следующий этап – упаковка.

Ему нужно уделить большое внимание, поскольку архив может испортиться так же легко, как и хрупкая посуда. Даже простое соприкосновение с землей будет для них трагедией. Сами понимаете, что документ, упавший в грязь, либо не будет подлежать восстановлению вообще, либо на это потребуется много сил и времени.  

Итак, первое, что вам следует сделать – обмотать собранные ранее стопки непромокаемым материалом. Ничего не перепутайте! Смешивать бумаги нельзя, иначе весь наш первый этап был бесполезен.

Теперь, когда вы обернули документы стретч пленкой или сложили их в полиэтиленовый пакет, вы можете размещать их в картонных коробках. Тару следует выбирать в зависимости от количества и веса груза, который вы собираетесь в нее класть. Соответственно, емкости будут существенно отличаться друг от друга по размерам. Однако совсем большие коробки использовать нельзя. Если у вас вдруг окажется очень много папок определенной тематики, разбейте их еще на две части и разместите их по отдельности. Когда же и эта задача будет выполнена, приступайте к оклейке тары скотчем.

Настал черед следующего этапа – маркировки.

В принципе, его можно считать и частью упаковочного процесса, но, чтобы подчеркнуть важность классификации груза, мы решили сказать о ней отдельно.

Ничего сложного в подписании коробок нет. Если хорошо знаете свои сокращения, можете обозначить емкости кратко. Если не уверены в том, что вспомните, что имели в виду, используйте полноценные фразы (например, «прошедшие за 2010 год сделки»). Кто-то и вовсе наклеивает стикеры, записывая в блокноте, что зеленым цветом помечена бухгалтерия, а красным – личные дела сотрудников. Главное – маркируйте тару так, чтобы по окончании переезда вы могли разобраться в своих символах.

Как мы уже говорили, много сил и времени данный этап не отнимает. И именно по этой причине многие не уделяют ему должного внимания. В дальнейшем же они рвут на себе волосы и пытаются понять, в какой из 20 одинаковых коробок лежат столь необходимые документы. Не повторяйте чужих ошибок!

Очередные этапы– погрузка и транспортировка.

Для начала, конечно, следует выбрать автомобиль. Большинство людей складывают бумаги в тот же грузовик, где они располагают все остальные вещи. Однако такой подход не совсем правильный. Мы бы рекомендовали вам использовать для транспортировки архива отдельную машину. Поскольку документов, как правило, на целый грузовик не набирается, хватит и «Газели». В большинстве же случаев коробки с папками помещаются даже в багажнике легкового автомобиля.

Что касается расположения емкостей с бумагами в машине, то делать это нужно аккуратно. Постарайтесь сделать так, чтобы тара получила максимально устойчивое положение в кузове. Тогда даже на резких поворотах документы не окажутся на полу и, соответственно, не перепутаются, не испачкаются и т.д.

Говоря о транспортировке, уместно сказать и об услуге страхования груза. Ее очень часто предлагают транспортные компании, занимающиеся перевозкой  архивов. Однако в действительности подобное предложение не является особенно актуальным. Лишние деньги фирме, конечно, не помешают, но потерянные или украденные бумаги они не заменят. Поэтому, если вы не до конца уверены в безопасности документации, наймите для нее сопровождающего или и вовсе вооруженную охрану.

Наконец-то мы добрались до последнего этапа. Его черед наступает тогда, когда груз благополучно (или не очень) доставлен на место назначения и ждут, когда же его вынут из кузова автомобиля. Как вы понимаете, именно и это и нужно сделать.

Коробки с бумагами переносят из машины прямиком в коморку, очень напоминающую предыдущее помещение для хранения архива. Там документы раскладываются по полкам. Благодаря нашей с вами маркировке, делать это легко и приятно.

Когда же расстановка закончится, вам нужно будет свериться со своим списком и проверить, все ли на месте.

Ну вот и закончен наш офисный переезд. Бумаги лежат там, где им положено, и уже начинают покрываться пылью. Мебель собрана и расставлена по местам, компьютеры подключены и даже сотрудники сидят на своих рабочих местах, оглядывая новую обстановку. Можно смело сказать – день прошел не зря!